Τα 4 χαρακτηριστικά ενός πετυχημένου συνεδρίου
Ποια είναι τα 4 βασικά χαρακτηριστικά ενός επιτυχημένου συνεδρίου;
- Κατάλληλος χώρος
- Επαγγελματικός Οπτικοακουστικός Εξοπλισμός
- Διαδραστική ροή του προγράμματος
- Αξιόπιστο catering
Όταν πρόκειται για τη διοργάνωση εκδηλώσεων και συνεδρίων, πάντα διασφαλίζουμε ότι το έχουμε σχεδιάσει σχολαστικά. Η γνώση των χαρακτηριστικών ενός επιτυχημένου συνεδρίου και η λεπτομερής υλοποίησή του, αποτελεί πολύ σημαντικό παράγοντα.
1. Κατάλληλος Χώρος
Φυσικά, δεν θα μπορούσαμε να οργανώσουμε ένα σωστό συνέδριο χωρίς πρώτα να σκεφτούμε έναν κατάλληλο χώρο για να το πραγματοποιήσουμε. Πρέπει να διασφαλίσουμε ότι ο χώρος είναι σε θέση να φιλοξενήσει τον αριθμό των αναμενόμενων επισκεπτών σας. Εκτός από αυτό, θα θέλατε ο χώρος σας να βρίσκεται σε μια προσβάσιμη τοποθεσία που ο καθένας θα μπορούσε εύκολα να φτάσει.
Η Ελλάδα έχει αρκετά ξενοδοχεία και τοποθεσίες με διαθέσιμους χώρους για συνέδρια με τους οποίους συνεργαζόμαστε.
Μπορούμε να αναδιαμορφώσουμε και να τροποποιήσουμε τους χώρους ανάλογα με τις προτιμήσεις και τις προδιαγραφές του διοργανωτή.
2. Επαγγελματικός Οπτικοακουστικός Εξοπλισμός
Παλαιότερα, τα συνέδρια για να θεωρηθούν επιτυχημένα, βασίζονταν σε μεθόδους όσον αφορά την παρουσίαση των πληροφοριών. Για παράδειγμα, ορισμένα συνέδρια μπορεί να βασίζονταν αποκλειστικά στις δεξιότητες και το χάρισμα του ομιλητή. Σήμερα, τα πιο σύγχρονα συνέδρια έχουν αρχίσει να βασίζονται στην τεχνολογία για να βρουν έξυπνους και δημιουργικούς τρόπους παρουσίασης πληροφοριών στο κοινό.
Ως εκ τούτου, ένα άλλο χαρακτηριστικό ενός επιτυχημένου συνεδρίου είναι η απουσία σημαντικών τεχνικών δυσλειτουργιών, όπως μη λειτουργικά μικρόφωνα, κακός φωτισμός, διακοπές ρεύματος ή οπτικοακουστικά προβλήματα. Για μια απρόσκοπτη εκδήλωση, ένας απλός τρόπος για να αποφύγουμε κάθε είδους τεχνικό πρόβλημα είναι να βεβαιωθούμε ότι όλος ο εξοπλισμός που θα χρησιμοποιήσουμε για την εκδήλωση είναι σε καλή κατάσταση λειτουργίας. Πάντοτε αφιερώνουμε αρκετό χρόνο πριν από την εκδήλωση, δημιουργώντας και οργανώνοντας τον εξοπλισμό μας, όπως τα μικρόφωνα, τα ηχεία, τον φωτισμό ή τις οπτικοακουστικές προβολές.
Ωστόσο, τα τεχνικά ζητήματα μπορεί να είναι αναπόφευκτα. Σε μια τέτοια περίπτωση, διασφαλίζουμε ότι θα είμαστε σε θέση να διορθώσουμε το πρόβλημα σε χρόνο μηδέν. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίσουμε ότι δεν θα καταναλώσουμε μεγάλο μέρος του χρόνου και των επισκεπτών κατά την επίλυση του προβλήματος.
Διαθέτοντας εξαιρετικούς συνεργάτες οπτικοακουστικού εξοπλισμού , μπορούμε να διασφαλίσουμε ότι το συνέδριό σας θα είναι ομαλό και απαλλαγμένο από κάθε είδους εξωτερικούς περισπασμούς.
3. Διαδραστική Ροή του προγράμματος
Ένα από τα πολλά βασικά χαρακτηριστικά ενός καλά εκτελεσμένου συνεδρίου είναι η παρουσία διαδραστικών δραστηριοτήτων. Θα θέλατε η εκδήλωσή σας να ξεχωρίσει από όλες τις υπόλοιπες. Με το αυξημένο επίπεδο αλληλεπίδρασης, διασφαλίζετε ότι όλοι οι επισκέπτες, οι ομιλητές και οι συμμετέχοντες εξακολουθούν να είναι αφοσιωμένοι. Ειδικά αν η εκδήλωση αναμένεται να διαρκέσει για μερικές ώρες.
Οι συμμετέχοντες μπορεί να έχουν διαφορετικές προσδοκίες όσον αφορά το πώς πρέπει να εξελιχθεί ένα συγκεκριμένο συνέδριο. Ορισμένα στοιχεία ενός διαδραστικού συνεδρίου είναι συνομιλίες, ανοιχτές συζητήσεις και φόρουμ. Κάθε συνέδριο επίσης, θα πρέπει να έχει ένα στοιχείο καινοτομίας σχετικά με αυτό. Δεν έχουν όλοι το ίδιο εύρος προσοχής, γι ‘αυτό και η ζωντάνια σε μια τέτοια εκδήλωση είναι σημαντική για τη διατήρηση του ενδιαφέροντος όλων.
4. Αξιόπιστο Catering
Πολύ σημαντική είναι μια συνεργασία με ένα καλό catering, το οποίο θα αφήσει ικανοποιημένους τους συμμετέχοντες. Κάποια συνέδρια διαρκούν για πολλές ώρες. Για αυτό το λόγο, ένα ευχάριστο διάλειμμα για φαγητό – καφέ – ποτό είναι απαραίτητο έτσι ώστε οι καλεσμένοι να παραμείνουν καθ’όλη τη διάρκεια του συνεδρίου.
